バックオフィスをアウトソーシング化した会社の未来

アウトソーシング

アウトソーシングの多様化が進む現在、特に、IT技術の進化により社内の「バックオフィス業務」をアウトソーシングする流れが勢いを増しています。しかし、社内の根幹作業の一部でもあるバックオフィス業務をそのまま外部委託することに抵抗や不安を感じる声も少なくありません。

今回はバックオフィス業務のアウトソーシング化について、その課題や実態を整理し、実際に導入した企業の事例とともに解説します。

目次

1.企業にとってバックオフィスの課題とは

2.バックオフィスをアウトソーシングへ

3.バックオフィスをアウトソーシング化した企業の成功事例

4.会社の未来の明暗は"パートナー"で決まる

5.まとめ






1.企業にとってバックオフィスの課題とは

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企業のバックオフィス業務といえば、顧客と直接やりとりをする表立った仕事ではなく、経理や労務、総務といった社内向けに行う間接部門の仕事を意味します。バックオフィス部門は直接的に売り上げが発生しないため、会社の運営を円滑にする内部機関として欠かすことのできない存在であることは間違いありません。

バックオフィス業務は業績として、成果が数値として見えにくい部門です。だからこそ、バックオフィスには「業務のスピードアップ」や「費用のコストダウン」といった、業務の効率化や費用対効果の高いパフォーマンスを発揮することが課題として求められます。

しかしこれらバックオフィス業務には、事務処理や単純作業など誰でもできる業務が多くを占めているという特徴もあります。本来、企業として力を入れるべきは、業績を上げるための施策を考えたり、現状の課題解決をしたりなど、経営企画や営業方針に関わる根幹部分ですが、多くの人材やコストが誰にでもできるルーティーンワークに割かれることはどの企業においても望ましくありません。

そこで、より企業経営の中核業務に専念をするため、バックオフィス業務をアウトソーシングする動きが高まっています。特に、経理や会計などの多大な事務処理業務の負担軽減、また財務や労務などの専門性の高い分野において、税理士や司法書士など専門家が属するアウトソーシング先へ委託することで、質の高い仕事を成せるというメリットが今、注目を集めています






2.バックオフィスをアウトソーシングへ

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社内のバックオフィス業務を効率化するための手法として、代表的に『クラウドツールの活用』や『業務のアウトソーシング化』が挙げられます。それでは、それぞれにどういう違いがあるのか解説します。

・クラウドツール

クラウドツールとは、インターネットを介したサービス提供です。バックオフィス業務を外部に委託するという形態ではなく、クラウドツールを自社に導入することで、社内業務の簡略化や専門性の向上を図ることができます。

具体的には、「HR Tech」といった、人工知能(AI)やビッグデータ解析を活用して、人事評価や教育、配置転換など人事業務をおこなう手法や、「RPA」といった、ロボットによる業務の自動化などが挙げられます。

クラウドツールによるIT機器の活用で、処理業務の効率化や自動化は叶いますが、あくまで企業に導入するツールであるため、その管理や運営は企業内で社員が行う必要があります。

・アウトソーシング

BPOサービスのなかでも、業務の一部をそのまま外部の専門業者が代行するのがアウトソーシングです。テクノロジーの発展により、IT機器や人工知能(AI)を駆使した高度な業務も代行できる外部委託業者が増えており、需要がますますの高まりを見せています。

代行のため、企業の機密情報の漏洩リスクも懸念されますが、バックオフィス業務をそのまま移管できるという点で、企業は大幅に社内業務を削減でき、企業運営の中枢業務に専念できるというメリットをもたらします。

近年では、企業の業務の全部または一部を外部委託するBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)が広がりをみせています。これまでの給与計算やデータ入力といった定型業務にとどまらず、IT技術を駆使してさらに高度で専門性の高い業務がアウトソーシング化できるようになりました。

IDC Japanが2018年に発表した、日本国内におけるビジネスプロセスアウトソーシングサービスの市場予測によると、2017年~2022年のBPO市場の年間平均成長率は3.6%、2022年市場規模は8,769億円という予測がでています。なかでも人事部門のBPOサービスの成長予測が高まっています。

BPOサービスは多様化を増し、職種や業種問わず幅広い分野において企業の業務改善や深刻な人手不足の解消に貢献しています。






3.バックオフィスをアウトソーシング化した企業の成功事例

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社内のバックオフィス業務をアウトソーシング化した事例として、2社の成功例をご紹介します。それぞれの委託業務は異なり、企業経営の目的に沿ったアウトソーシングの実態を知ることができます。

・経理業務のアウトソーシング<味の素株式会社>

味の素株式会社では、経理業務の安定化や経営資源の集中を目指し、経理処理業務のアウトソーシングを導入しています。アウトソーシング内容として、業務調査や分析、適正工数の見直しやコストの可視化を実施し、経理業務のプロセスを再構築しました。

さらにデジタル機器を活用してペーパーレス化を実現し、領収書や請求書のデータ自動読み取りシステムにより業務効率化と精度向上を達成しています。結果として、経理実務の負担が軽減したことにより、人材の有効活用やグループ機能が強化し、バックオフィスのアウトソーシングが働き方改革の一助を成しました。

・大型イベントの企画・運営<一般社団法人 移住・交流推進機構(JOIN)>

日本の各地域の魅力を伝え交流を促す一般社団法人 移住・交流推進機構では、地域おこしを目的とした大型イベントの企画・運営部門にアウトソーシングを導入しました。イベント出展のノウハウがない企業にとって、出展ブースの企画や段取り準備など一時的なイベントの運営を自社ではおこなうことが課題として大きくあったため、アウトソーシング化が大きく役立ちました。

アウトソーシングを導入した結果、企画の立ち上げから当日の運営まで、専門性やノウハウを活かした効率的な業務が遂行でき、出展者側だけではなく主催者側や来場者側に立った多角的な視野を入れることが可能となり、全方位的に満足度の高いイベント運営が実現できました。

各企業のアウトソーシング内容は多種多様ですが、業務の効率化や専門性の向上など、自社だけでは得られなかったメリットが発生します。






4.会社の未来の明暗は"パートナー"で決まる

backoffice-outsoucing5.jpgバックオフィス業務をアウトソーシングするとしても、個人情報や企業機密などの情報漏洩リスクや、業務品質の低下リスクも懸念が生じます。アウトソーシング先を選ぶ上で、下記4項目が重要となります。

・委託先が専門性や高い実績を持っているか
・顧客視点でのサービス展開をおこなっているか、
・情報漏洩のリスクはないか
・適切なコミュニケーションが頻繁にとれるか

以上の点からも共通して、様々な視点からアウトソーシングを依頼する会社を検討することが肝要です。上記の項目をチェックし、要件に合ったアウトソーシング先を探し依頼することが重要です。






5.まとめ

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バックオフィスのアウトソーシング化を取り入れることで、経営に対する中枢機能の強化や資源の有効活用を実現している企業が増えています。売上をサポートするバックオフィス業務にも目を向け機能強化を図ることは、今後の企業成長において欠かすことはできません。社内での改善だけではなく、アウトソーシングを視野に入れながら、双方のメリットを比較検討し、本来企業が求める業績向上の達成ために最適な手法を選びましょう。


また、株式会社ウィズアスはイベント運営や研修代行に精通したアウトソーシング企業です。顧客のヒアリングに力をいれ、質の高い代行サービスを得意としています。セミナーの運営から受付事務代行、施設管理までバックオフィスや事務局のアウトソーシングに強みをもち、アウトソーシングを介して企業価値の向上に貢献します。

事務局代行サービスに関するお問い合わせは、株式会社ウィズアスへお気軽にご相談下さい。

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<参考>

IDC〜国内BPOサービス市場予測を発表〜
https://www.idcjapan.co.jp/Press/Current/20180404Apr.html
TRANS COSMOS〜導入事例〜
https://www.trans-cosmos.co.jp/customercase/customer/ajinomoto.html
withus.inc〜事例紹介〜
https://www.withus-inc.co.jp/casestudies/join