社内SNSのよくある失敗例と成功のための3つのポイント

社内コミュニケーション

社内SNSを導入したものの、運用がうまくいかない……とお悩みの方は多いのではないでしょうか? 今回は、社内SNSを導入した後のよくある失敗例と、3つの成功ポイントをご紹介します。

そもそも社内SNSとは?

世界的に流行している、FacebookやTwitter 。これらは「SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)」と呼ばれ、投稿した情報は世界へ向けて広く発信・共有できることはみなさんご存じかと思います。「社内SNS」とは、その情報の発信・共有を社内に限定したものです。

代表的な社内SNSとしては、「Chatter」や「サイボウズLIVE」「Chatwork」などがあります。これらのツールが通常のSNSと大きく違う点は、セキュリティです。IPアドレス制限やSSL通信、ログイン・ログアウトの制御などが実装され、情報漏えいなどのリスクが回避できるようになっています。

また、機能面でも、タスク管理ができるようになっていたり、ビデオ会議や音声通話ができるようになっていたりと、ビジネスの場面で必要な機能が搭載されています。

社内SNSのよくある失敗例

それでは、社内SNSが“失敗する”とは、どんな状態なのでしょうか?
社員が問題発言を投稿して「炎上」してしまった状態でしょうか? 社内に限定してセキュリティ設定していた情報が、インターネット上に公開されてしまった状態でしょうか? それらももちろん失敗といえますが、一番多く見られる失敗は、「活性化しなかった」状態です。

部署の垣根を越えた情報の共有や交流をするために、意気込んでSNSツールを導入。最初のうちは、若手社員や中堅層、年配の役員までもが積極的に情報発信を行い、うまく運用できているように見えました。

ところが、3ヶ月もすると投稿はほとんどなくなり、投稿してもコメントがつかず、最後にはそのSNSにアクセスする人もいなくなった……。頻繁に耳にする典型的な「失敗事例」です。ソーシャルにコミュニケーションすることが目的のSNSにおいては、誰もいなくなる状態は致命的です。

社内SNSを成功させるための3つのポイント

社内SNSを誰も使わなくなるという失敗をしないためには、どのようなことに留意すればよいのでしょうか。

1.導入の目的を明確にする

「何でもいいから投稿して!」「気軽に情報共有!」といったコンセプトは、簡単そうで実はいちばん難しいものです。ユーザーである社員は、結局何を投稿してよいのか分からなくなってしまいます。導入時には、どういった情報を誰と誰が共有するためなのか、目的を明確にしたほうが良いでしょう。

スレッドやルームごとに、明確にテーマを決めてしまうのもひとつの方法です。例えば、「緊急の情報を役員と部長クラスの社員が共有する場」「来週のA社へのプレゼンに関するプロジェクトメンバーの情報共有の場」まで具体的にしても良いかもしれません。ここは「雑談の場」ですよ、と明確にすると、肩の力を抜いて投稿できるでしょう。

2.新しいツールに飛びつかない

社内SNSに特化したツールを提供してくれる会社はいくつもあります。どれも高機能や操作性を売りにしており、導入の際は費用や機能などを比較検討することでしょう。ですが、その新たなツールは本当に必要でしょうか?

誰もがFacebookやTwitterのアカウントを持ち、“ソーシャル疲れ”が問題になるほどの昨今。使わなければならない新たなツールが増えると聞いただけで、イヤになってしまう社員も少なくないはず。すでに社内で利用しているグループウェアのオプションで類似の機能がないかといった視点で、まずは検討してみることをおすすめします。

3.導入後は活性化のための仕掛けを

社内SNSの利点は、「気軽な情報共有」ができること。裏を返せば、投稿を強制したり、投稿できる情報に制限があったりしては活性化しません。業務に直結しない内容や思いつきの投稿も、ある程度まで許容する空気を作るのがポイントです。

そのためには、活性化させたいと願う運営側が、積極的にライトな投稿をしていくのがおすすめです。まるでサクラのようで気が引けるかもしれませんが、運営側がユーザーとなって社内SNSを使いこなしていくことで、そのツールの問題点に気づいたり、もっと便利に使うポイントを発見したりすることもできます。

最新のツールに敏感なIT企業であっても、社内SNSを活性化させるのはなかなか難しいと聞きます。最大のポイントは、導入の目的を明確にすること。裏を返せば、“明確な目的”がなければ導入の必要はないと言ってよいでしょう。社内のニーズをきちんと把握し、どういったツールをどのように使うのがベストなのか、しっかりと検討しましょう。

参考: