便利なツールは仕事でも使わないともったいない!SNSで社内情報共有

社内コミュニケーション

友人や家族との連絡ツールとして、もはや当たり前になっているSNS。しかし、業務上の連絡手段として活用している企業はまだまだ少ないかもしれません。
「チャットを仕事に使うなんて……」「年配の社員はきっと使いこなせない……」。いろいろな不安があるかもしれませんが、導入すれば社内コミュニケーションの活性化にひと役買ってくれるでしょう。

SNSで社内情報共有をする3つのメリット

1.早くて確実

なんといっても、便利で早いのがSNSを活用するメリットです。通話やチャット機能のある「LINE」は、プッシュ通知や既読機能があるためメールよりも情報の伝達状況が確認しやすく、某IT企業では緊急連絡の手段として活用されているとか。
また、「Facebook」のメッセンジャーは、相手が今オンラインかオフラインかがわかるので、すぐに反応できる状態なのかを事前に把握しておくことができます。
さらに、「Skype」はメールや電話がつながりにくかった2011年の東日本大震災のときでもつながりやすかったという実績があります。緊急時の連絡手段としても有効ですね。

2.雑談から情報収集

メールは、いまやマナー本が出るほど一定のルールが存在します。また、ある程度内容がまとまってないと送りにくいイメージがあるでしょう。
それに比べて、SNSのメッセージは手軽に送ることができます。手軽にやり取りされている雑談から社内メンバーのプロジェクトの進捗状況や、思わぬ問題点などがわかることも。

3. グループ化で情報統制

メッセージを受け取るメンバーをまとめることができる「グループ機能」を活用すれば、緻密な社内情報統制が可能です。部署ごとやプロジェクトごとといった区分だけでなく、「各部署の部長だけ」「アルバイト社員だけ」などと自由にグルーピングを行い、共有する情報を管理することができます。

とはいえ、使い始める前に一定のルールを作っておきましょう。「グループ機能」は確かに便利ですが、グループが乱立してしまったり、どのグループに何の情報を投稿すればよいかわからなくなってしまったりする事例もあるようです。

例えば、“グループを作ることのできる権限は役職員のみ”というようにあらかじめルールを決めておくと、こういった問題は防ぐことができるでしょう。
また、最初に「雑談ルーム」のような、あえて目的を定めない場所を決めておくのもおすすめです。雑談はそこに集約されるので、必要な情報が雑談に埋もれることなく、わかりやすくなります。

あえて公私混同!?社員同士のコミュニケーションが深まる

FacebookやTwitterなどの広く使われているツールは、すでにアカウントを持っている人も多いでしょう。あえて業務用のアカウントを取ることはせずに、私的に使っていたアカウントをそのまま使うこともおすすめです。
飲み会の様子、子どもの写真、旅行の記録など、プライベートな情報を“公私混同して”共有することで、会社ではわからない社員の違った一面が見え、コミュニケーションのきっかけになるでしょう。
ただし、私的アカウントを会社に知られたくないという社員に対し、参加を強制するのは禁物です。

「炎上」や「情報漏えい」など、昨今はネガティブな面が強調されがちなSNS。しかし、もはやここまで世の中に浸透しているツールを無視することはできません。ネガティブな面に対しては先手を打ってルールを作り、活用していくべきでしょう。

電話やメールにプラスして第三のツールとしてうまく活用すれば、社員同士のコミュニケーションはもっと濃密に、スピーディーになるかもしれません。

参考: