どちらにすべき?紙の社内報とWEB社内報

社内コミュニケーション

コンピューターの普及や景気悪化による経費削減などによって、最近は、社内報が紙媒体からWEBに切り替えられるケースが増えています。そんななか、あえて紙媒体を復活させる会社も。これから社内報の発行を始めようとする場合に考えておきたい、紙とWEBそれぞれの長所・短所について考えていきましょう。

紙の社内報のメリット・デメリット

昔ながらの紙の社内報。そのメリットとデメリットを見てみましょう。

1.社内イベントの告知や集客に便利

WEBは、基本的にユーザーが能動的にアクセスする必要がある媒体です。WEB社内報も、社内ポータルサイトに掲載しただけではユーザー(社員)が見にいってくれず、情報が伝わらないことも……。

これに対して紙の社内報は、社員ひとりひとりに配布したり、社内のわかりやすい場所に設置・掲示したりすれば、社員の目に留まる確率は格段に上がります。必ず伝えたい社内イベントの告知や集客には、紙の社内報の方が向いているといえるでしょう。

2.手元に残る

電子書籍が手軽で便利だとはいえ、「気に入った作品は紙の本で購入したい」という要望と同じく、社内報についても手元に残ることを重視する層はまだまだ多いのではないでしょうか。自分の部署や仕事が紹介された号についてはなおさら、記念として手元に残したい思う人は多いはずです。そんなニーズに、紙の社内報なら応えることができます。

3.コストがかかる

やはり大きなデメリットはコストです。たとえ原稿の作成や編集をすべて社内で行ったとしても、印刷・製本の工程は専門の印刷会社に依頼せざるを得ません。それなりの体裁の社内報を全社員分作成するのは、それなりのコストがかかります。

また、支社があれば、完成した社内報の配送にもコストがかかります。さらに、重要な情報に誤記があった場合、訂正シールを貼ったり、お詫びの文面を差し込んだりする必要も出てきます。リアルなモノならではのコストが、どうしてもかかってしまいます。

WEB社内報のメリット・デメリット

それでは、WEB社内報はどうでしょうか?

1.情報が早い

社内報担当者がその気になれば、その日に取材した記事を当日中に掲載することも可能です。紙の社内報は印刷・製本に時間がかかりますが、WEB社内報はその工程が不要です。「速報!」として情報を掲載したり、以前取材した情報の続報を都度アップしたりしていくこともできます。

さらに、コメント欄を設ければ、記事に対する社内の反応もリアルタイムで受け付けることができます。Facebookやブログのように、社内報の担当者と社員が双方向に交流する場にしても良いかもしれませんね。

2.保管場所が必要なく、いつでもどこでも閲覧できる

PCやスマートフォンなどのデジタルデバイスがあれば、わざわざ紙の社内報を持ち歩かなくても、いつでもどこでもWEB社内報を閲覧することができます。通勤途中に、移動の合間に、気が向いたときに読むことができるので、情報の伝達はスムーズになることでしょう。ただし、じっくり読むことにはあまり適さず、自分から情報を読みにいかなければならないため、読まれなくなりやすいというデメリットもあります。

3.コストがかからない

WEB社内報のメリットは、何といっても紙媒体のようなコストがかからないこと。もちろん、WEB社内報専用のサイトやページをゼロから立ち上げるとなれば、それ相応の費用はかかります。

しかし、すでにあるイントラネットなどに情報を掲載するだけであれば、ほとんどコストはかからないといってよいでしょう。少し凝ったページにしたとしても、社内報の担当者が自分で更新できるような作りにしておけば、初期費用だけで済みます。

このように、紙の社内報にもWEBの社内報にも、それぞれメリットとデメリットがあります。じっくり読んでもらいたい内容は紙の社内報に、すぐに読んでもらいたい内容はWEBの社内報にするといったように、紙とWEBそれぞれの特性をうまく取り入れ、両立させていくことがポイントです。

時代が確実にデジタル化するなかでも、紙の社内報へのニーズはまだまだ根強くあるようです。自社にとって最適な組み合わせを模索しながら、オリジナリティあふれる社内報を発行してみてはいかがでしょうか。

参考: