インナーコミュニケーションを強化!社内ポータルサイトやイントラネットを作るメリット

社内コミュニケーション

社内での情報共有は、どのように行っていますか? メールを使ったり、社内の掲示板や社内報を活用したりと、さまざまなツールや方法があるでしょう。しかし、「なかなか発信した情報が浸透しない」、「インナーコミュニケーションが図れていない」というお悩みをお持ちの方も多いかもしれません。

メールや掲示板、社内報以外にも、社内の情報共有を効率的にできる方法があります。それが、「社内ポータルサイト」や「イントラネット」などを活用する方法です。今回は、社内の情報共有をスムーズに行うことができる2つの方法をご紹介します。

社内ポータルサイト、イントラネットとは?

社内ポータルサイトとは、企業内のさまざまな情報をポータルサイト(入り口となるサイト)としてまとめたもので、ユーザー(社員)は、わからないことがあればまず社内ポータルサイトにアクセスし、必要な情報のある場所へ誘導されることになります。

イントラネットとは、インターネットの技術を用いて構築された企業内のネットワークのことをいいます。多くの場合、社内で共有したい情報を、イントラネットを利用して社内からしかアクセスできない場所に掲示したり、格納したりしておきます。

社内ポータルサイトやイントラネットを作るメリット

それでは、社内ポータルサイトやイントラネットの活用には、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。メールや掲示板、社内報と比較しながら考えていきましょう。

1. スピーディーな情報共有が可能

社内報や社内掲示と違って、手元に社内報がなければ確認できない、掲示場所まで行かないと分からない、といったことがありません。インターネット環境が整っていて、アクセス権限さえあれば、情報の入手が可能です。

また、情報を掲載する側も、パソコン上の操作だけで更新ができるので、決定から発表までをとてもスピーディーに行うことができます。

2. 双方向にすれば社員同時のコミュニケーションも!

社内ポータルサイトやイントラネットは、社内報や掲示板のような会社からの一方通行な情報発信だけでなく、社員も発言できる社内SNSのような双方向コミュニケーションの場を設けることが可能です。

例えば、プロジェクトメンバー以外の社員から率直な意見が聞きたいとき、開催した社内イベントについて雑談をしたいとき、アフターファイブに飲みに行く社内メンバーを募りたいとき、一対一のコミュニケーションになりがちなメールと違って、複数の社員と同時に情報を共有することができます。うまく活用することで、インナーコミュニケーションの活性化につながるでしょう。

3.経営戦略を共有する場としても有効

社内ポータルサイトやイントラネットは、単なる業務連絡の場としてだけでなく、会社の方向性や経営陣の思いを伝える場としても有効です。

例えば、経営のトップである社長のメッセージを、音声や動画などのコンテンツとして配信してはどうでしょうか。社内報や掲示板と違って、よりダイレクトに社員に伝わるはずです。

この際、「経営者からのメッセージ」などと堅苦しい内容にしないことがポイントです。短くてもよいので、社長が日々気づいたことやプライベートな内容を頻度高めに配信し、そのなかに経営理念や考え方などを盛り込んでいきます。経営層も含めたインナーコミュニケーションがより強固なものとなるでしょう。

社内ポータルサイトやイントラネットを作る際の注意点

このようなツールは、手軽でスピーディーな情報共有の場として非常に有用です。しかし、構築する際には、多少の注意が必要です。

1. 更新ルールと更新者を決めよう

気軽に更新できることは魅力ですが、ある程度のルールを決めなければ“荒れて”しまう危険性もあります。管理部門からのお知らせのスペースは、部門長が承認した情報しか更新しないといったように、事前にルール決めをしておきましょう。

2. コピーが簡単。情報の取り扱いには注意!

パソコン上では、情報のコピーがとても簡単です。そして、ひとたび情報が社外のネット上に拡散してしまうと、取り返しのつかないことになります。

必要があればアクセス権限を設定し、事前に閲覧できる場所を限定したり、情報漏洩の危険性などに関する社員教育を徹底したりすることが重要です。

3.訪問するのが楽しくなるサイトに

いくら有用な情報を掲載しても、社員がアクセスしてくれなければインナーコミュニケーションの活性化にはつながりません。見やすいサイト作りはもちろんのこと、例えば、「会社付近のランチ情報」「新入社員の趣味の紹介」など、忙しい仕事の合間の息抜きに訪れたくなるコンテンツを充実させておくのがおすすめです。

数名の社員数の会社ならともかく、ある程度の人数がいると、どうしても情報共有が難しくなってきます。ある大手食品会社では、社内ポータルサイトを導入したことで、グループ会社で起きた出来事をタイムリーに共有することに成功し、コミュニケーションも活発に行われるようになったそう。

発信した情報が浸透しないことにお悩みの方は、ぜひ社内ポータルサイトやイントラネットを駆使して、インナーコミュニケーションの活性化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

参考: