社員が働きやすくなる!事例から見る社内コミュニケーション活性化の方法

社内コミュニケーション

明るく働きやすいオフィス環境を整えるうえで、社内コミュニケーションは大切なこと。活発であるに越したことはありません。ただ、「お互いにコミュニケーションをとるように」と通達を出してうまくいくものでもなく、活性化させるためには工夫が必要です。

社内コミュニケーションが活発な企業は、いったいどのような取り組みを行っているのでしょうか。

いつでも誰とでも会話できるコミュニケーション・システム

まずは、IT企業として有名な日本マイクロソフト株式会社の事例をご紹介しましょう。同社の品川本社では、現在約2,500人の社員が働いていますが、そのうち60%はデスクを持たず、自分の好きな場所で働けるフリーアドレス制度を採用しています。

2,500人も社員がいて、さらに個人のデスクがないとなると、どうやってコミュニケーションをとるのだろうという疑問がわいてきそうなものです。しかし、同社では「Microsoft Lync」というツールをフル活用して、いつでも誰とでもコンタクトがとれる仕組みを整えているのです。

このMicrosoft Lyncとは、簡単に言ってしまうと、チャットやビデオ会議、インスタントメッセージなどのコミュニケーションツールを統合したもの。ヘッドセットを使って電話をかけたり、複数人でミーティングを行ったりすることもできます。

同僚と行うコミュニケーションのなかには、時間をかけて会議する必要があるものもあれば、一言インスタントメッセージを送るだけで済むものなど、さまざまなものがあります。

伝える内容に合わせてコンタクトする手段を選び、さらに移動する必要もないため、より手軽に、頻繁にコミュニケーションをとれるようになります。実際に同社では、相手がどこにいても、どんな状況でもつかまるため、むしろコミュニケーションがとりやすいとして好意的に受け入れられているようです。

社内会議を、全社員への情報発信の場に

もうひとつ、意外な方法で社内コミュニケーションを活性化させている事例をご紹介しましょう。マーケティング系のサービスを提供するベンチャー企業、株式会社コンビーズで導入されている「井戸端会議」という社内制度です。

これは、無作為に選ばれた4〜5人の社員で1時間ほどの会議を行うというもの。会議は2週間に1回行われ、参加者には社長が選ばれることもあります。会議のテーマは、社内体制や新規ビジネスなど仕事に関する話題が中心で、参加者が毎回提案します。また、会議の名前にもあるように、井戸端会議のように立場を超えて自由な発言をすることが求められています。

会議という堅苦しい場を設けてしまうことで、自由な発言ができなくなるのでは? という懸念も生まれそうですが、同社によると、そういう傾向はまったくないとのこと。その理由として、会議の発言内容はボイスレコーダーで録音され、議事録として全社員に配布されることを挙げています。

社員が20名ほどの同社では、直属の上司や社長に意見する機会は比較的多いものの、全社員に対して発言できる場はそれほど多くありません。そのため、「井戸端会議」が全社員に対して情報を発信できる唯一の場となっており、貴重な場としてとらえている社員が多いようです。
また、この議事録を通してほかの社員の意見を知ることもできるため、面と向かって話しにくい考え方を知る、良い機会になっているのだとか。

円滑なコミュニケーションのために、その人が普段考えていることを知るのは大切なことです。しかし、会社という場ではなかなか難しいのもうなずけます。同社の「井戸端会議」のような取り組みが広まれば、もっと社内コミュニケーションは簡単になるのかもしれません。

社内コミュニケーションを活性化させるメリットは、ただ社員の業務がやりやすくなるだけではありません。社内の雰囲気が明るくなったり、社員が仕事を好きになってくれたりと、さまざまな副次的メリットが期待できます。これは会社を成長させるうえで、重要な要素であることは言うまでもないでしょう。

もし「社内コミュニケーションがうまくいかない……」と悩んでいるのなら、今回の事例を参考にしてみてはいかがでしょうか。


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