初めてのセミナー開催。企画・準備段階でチェックしておきたいポイント

イベントノウハウ

企業が主催するセミナーには、目的によってさまざまなスタイルがあります。既存の顧客層に新商品を紹介する、新規見込み客を獲得する、取引先への研修など、目的やスタイルが異なっても、セミナー運営の基本は実は同じなのです。

そうはいっても、初めてのセミナー開催となると、どこから手を付けてよいかわからないという方もいらっしゃることでしょう。これから初めてセミナーを実施しようとお考えの方に向けて、企画段階から意識したい準備のポイントを3つご紹介します。

1. 顧客の前後の導線を踏まえたセミナープランニングを

セミナーを企画する際に、あらためて意識したいのが、その目的です。企画中には、どんな内容でセミナーを行うかという方法に着目してしまいがち。しかし、セミナーを開催する本当の目的は、その場限りの単なる情報提供ではなく、セミナーを通過点とした別の結果にあります。

例えば、サービスや製品を紹介するセミナーの場合、実際に購入に至る新規顧客の開拓や、既存顧客へのクロスセルやアップセルといった点が目的になりやすく、せっかく集まった見込み客に対して単に情報提供を行うだけになってしまうのは、かなりの機会損失です。直接の営業ができるよいチャンスとして、実際にサービスや製品を利用できるブースを設けたり、質問を受け付けたりして、来場者とのコミュニケーションを深めましょう。さらに、申込書や関連資料を用意し、いつでも受け付けられる状況を作ることも大切です。

どんなにセミナーの内容がおもしろくても、最終の目的につながらなければ開催した意味がありません。セミナーを企画するなかで、参加者へのクロージングまでを含めたプランを考えてみましょう。

2. 資料作りはポイントを絞って

セミナー準備のなかで特に時間が割かれてしまいがちなのが、セミナー資料の準備です。契約書や社内文書などとは異なり、セミナー資料にテンプレートはありません。例えば、セミナーの形態が受講者との双方向的なコミュニケーションを重視したプレゼン方式なのか、受講者への一方向的な説明が中心の講義形式なのか、または、サービスや製品を実際に体験してもらうようなワークショップ型なのかといった、形態の違いによって資料の使い方も異なります。

プレゼン形式の場合、スライドに合わせたレジュメとし、よりポイントを絞った資料が必要になります。内容を盛り込みすぎてしまうと、かえってわかりづらく、講義よりも資料に集中してしまう場合も。一方、講義形式であれば、後日復習したり読み返したりしやすいような詳しい内容を求められます。まとめのポイントを箇条書きにして記したり、書き込み型のまとめ枠を用意したりするとよいでしょう。セミナーの主旨に合わせて、活用しやすい資料作りを意識したいですね。

加えて気を付けたいのが、持ち帰り用のパンフレット選びです。ついつい多くの情報を渡したくなりますが、参加者にとって重たい書類は負担が増えるだけ。持ち帰り用の紙袋を用意するといった心遣いは当然ですが、できることなら、可能な限りコンパクトに、ポイントを絞った資料だけを用意すること。その場にない資料が欲しいといわれたら、商談の大きなチャンスです。資料の内容は“ちょっと足りない”程度が、興味を引くきっかけになるかもしれません。

3. 実施計画を明確に

では、具体的に当日までの準備について考えてみましょう。セミナーの実施計画を策定するにあたってチェックしておくべき主な項目は以下のとおりです。

 1. 申込管理
 参加申込はどのように行うのか、有料か無料か、精算はどのように行うのか

 2. 受付
 受付時に何を確認するのか、参加証や名刺の管理はどのように行うのか

 3. 誘導
 参加者を会場までどのように誘導するか、案内用の掲示物を準備するか

 4. 会場レイアウト
 机や椅子をどのように配置するか

 5. 必要機材
 プロジェクター、マイク、カメラなど、どのような機材が必要か

 6. 進行台本. スライド
 どのような流れで進行するのか、進行中のPPT投影はあるのか

 7. 運営人員
 どのようなシフトや体制を組むのか

 8. 配布物
 いつどこで封入を行うのか、何がどのくらいの数量必要か

 9. 荷物の搬入出
 会場への事前送付や車両での搬入出が可能か

 10. 予算管理
 最終的にかかる金額は当初の予算を超えていないか

セミナーの成功は準備段階で決まる

どんな目的を持ったセミナーであれ、参加対象者に満足いただけるセミナーづくりが大切です。初めてのセミナー開催でも、ターゲットを見据えた丁寧な準備と具体的な業務の整理で成功に近づけます。あとは、よいイメージを持って、リラックスして当日を迎えましょう。

参考: