あなたの職場の生産性をチェックする5つの質問

組織マネジメント

『日本の企業は生産性が悪い。と良く聞く。感覚としてだけど、ウチの会社も生産性は決して良くはないだろう。なんとなくは感じているのだけど、実際はどうなんだろう?やはり専門家を呼んで意見を聞いて、改善していくしかないんだろか?』

日本の多くの企業が昨今、職場の生産性改善への強い意欲を持っている一方、売上や利益の維持拡大を図りながら従業員の働き方を改善するという困難な課題に直面しています。そういった背景から、「生産性」に関する書籍は現在多数出版されています。

しかし、自社の生産性を高めるために、では具体的に何を行えば良いのかという点は書籍に書かれていることはありません。書籍は自らの体験を元に作者が見出した知恵の集合であり、自社と共通する部分があったとしても、全ての状況が網羅されているわけではないからです。

自社の生産性を高めるためには、有名な著作者の知恵を活用する前に、自社の実状や構造を把握しておく必要があります。

そのためにはまず、日々現場で活動している従業員の意見に耳を傾ける必要があります。そこで今回は、経営者が現場から生産性に関わる意見を吸い上げるために有効な「5つの質問」をご紹介いたします。

最近、集中して仕事できてる?

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この質問は、「中断が入らず集中を持続できる環境に身を置いた時に、人は生産的で創造的な仕事ができる」という仮説から、従業員に現在の職場環境について確認するために行います。

この質問をした時、「ウチの会社には、社員が本来の仕事に専念できる環境なんてありませんよ。」と、ストレートに答える者もいるかもしれません。

このような回答者がいるのであれば、集中を阻害する要因を取り除くことは、職場の生産性を上げるうえで重要な要素となり得ます。

集中を阻害する要因を取り除く一例として挙げられるのに、緊急性が低く優先順位が低い内容のメールや電話は、時間を決めてまとめて返すという方法があります。この方法を行っている有名人に堀江貴文氏がいます。氏は著作『多動力』で徹底した時間効率化を提唱しています。極論かもしれませんが、「電話してくる人とは仕事をするな」とまで述べています。

先週末の会議でビビらずに自分の意見は言えた?

38_(2).jpg生産性の高い組織に所属する社員は、自らに確固たる主張があるのならば、会議の場で反対意見を述べるのに抵抗がありません。また、周囲もそういった反対意見が出ることで思考やアイデアの質が高まるという観点から歓迎しています。社員同士が軋轢や対立を恐れるあまり、議論が起きないようになってないかチェックしましょう。

効果的な議論を引き出すための会議手法については、拙著ブログ「行きたくない会議の先にイノベーションはない~創造性あるアイデアを引き出す11の方法」を御覧ください。

最近○○部長(上司)とサシ飲みした?

38_(6).jpg部下と上司の関係性がオープンであるほど、組織内の透明性が増し、社内コミュニケーションが円滑になり社員全体の声を受け入れやすくなります。

社内コミュニケーションを深めるために、社員同士の飲食を奨励する目的から制度化している会社も多数あります。社長や役員も含めた全社員と、1対1でランチを食べる制度「シャッフルランチ」を採用しているコネヒト株式会社は、シャッフルランチをキッカケとした社内コミュニケーションの活性化に成功しています。

会社のことで、友達に自慢できる事って何かある?

38_(5).jpgこの質問をぶつけることで、ある人は営業成績で社内表彰されたことを伝えるかもしれません。またある人は、会社が業界で賞を取った事やクライアントに褒められた事を言うかもしれません。社員が自らの仕事に誇りと情熱を感じ、自社で働くことに意義を持ってくれているかが分かります。

もし、自慢できることがないというような回答が多かった場合は、社員のモチベーション向上につながる報奨や表彰などのインセンティブデザインを再考する必要があります。

再考のヒントとして拙著の、「インセンティブデザイン −鼻先にぶら下げた人参は、目的地を知らない」「もう辞めにしよう、ただ社員を表彰するイベントは」を御覧ください。

あなたが忙しい時にサポートしてくれる人はいる?

38_(8).jpgこの質問は、周囲に一人残業している社員がいる時に皆が率先して手を差し伸べるような雰囲気が自社にあるのかを確認することができます。助け合える組織は周囲に対しての興味・協働意欲が高いため、自分の足らない点を仲間同士補う、成長し合うという文化が根付いています。

例えば、国内最大のファッションECサイトを運営するスタートトゥディ社は「6時間労働性」を採用しチーム全員が6時間で仕事を終わらせて帰宅するために、業務が終わらない人がいた場合は全員で助け合うことを奨励し制度化しています。

まとめ

本稿でご紹介した質問を活用して頂き、社内から生産性に関わる意見を吸い上げ、自社の生産性向上に有効な手立てが見つかるきっかけとなれば幸いです。

参考文献

5 questions that reveal if a company has a healthy workplace cultureEveryone says, “It’s great working here.” But is it really?( knowyourcompany)

『多動力』「電話してくる人とは仕事をするな」を切り捨てる人が見落としているもの(自分の心を殺してはいけない)

【社内制度】メンバーもユーザーもハッピーになる「シャッフルランチ」ってなに?(wantedly)