SYNNEX IT Conference 2011 TOKYO

2010年12月より新生シネックスグループ入りをしました。
私たちのビジネスはベンダー様の製品やソリューションをお客様につなぐパートナービジネスです。このイベントはベンダー、セールスパートナーさまに交流していただき様々な商機を創出することを目的に開催いたしました。このようなイベントは初めての試みですが、イベントを通じて得た声を元に関係会社の皆様とは新しい接客機会も生まれ、協力関係を作ることが出来ました。

事前の準備では運営マニュアルを使って十分にシュミレーションを行いましたが、イベントでは不測の事態が起こります。今回の場合は招待客の歩留まりが予想以上に良く予想していた席数以上に来場者があると分かり、開催数日前に会場変更、レイアウト変更、導線計画など緊急対応を取りました。複雑で数多いコンテンツが組み込まれており、直前の大きな変更には『変更のご案内が徹底できるか？』『関係スタッフに変更内容の周知徹底しきれないのでは？』『準備時間に余裕がなくなる』など様々なリスクはありましたが、出展者、参加者へ最善を尽くすことを第一に考え、実行しました。

イベント会社に外注するのは、業務の効率化と専門的なノウハウを求めたからです。震災の影響もあり、準備期間も短く新設の組織であることもあり、本来の業務と平行して進めていくなかでの業務量にはとても大きな負担がありました。会場レイアウトや受付、誘導フローの組み立て、機材手配や発注などのイベント制作に関する部分はイベント会社のノウハウとナレッジを最大限に利用し、プログラム内容やコンテンツの精査、社内の調整、会社全体への情報共有など社内で行わなければならない業務に集中することが上手なイベント会社の活用法だと思います。結果的に当日、社員はお客様の接客に集中することができイベントの目的を達成することが出来ました。